Mã số mã vạch mỹ phẩm: khi nào cần, đăng ký thế nào và in sao cho máy quét được
Mã số mã vạch mỹ phẩm có bắt buộc không, một mã sản phẩm cần mấy số, ai đứng tên và in lên bao bì thế nào để máy quét đọc được. Hướng dẫn từ nhà máy BECO.
Mã số mã vạch mỹ phẩm là dãy số và các vạch in trên bao bì để máy quét đọc ra đúng sản phẩm: tên, dung tích, giá. Nhiều chủ thương hiệu chỉ nghĩ tới nó khi siêu thị hoặc nhà phân phối hỏi "mã vạch đâu?" — lúc bao bì đã in xong hàng nghìn chiếc. Thêm mã vạch vào lúc đó nghĩa là dán tem đè hoặc in lại, tốn tiền và xấu hàng.
Bài này giải thích khi nào mỹ phẩm cần mã vạch, một bộ sản phẩm cần bao nhiêu mã, ai nên đứng tên, và những lỗi in khiến máy quét không đọc được. Nên đọc trước khi chốt file thiết kế bao bì.
Tóm tắt nhanh: Mã vạch không thuộc hồ sơ công bố nhưng gần như bắt buộc nếu bán qua siêu thị, chuỗi và kho sàn. Mỗi biến thể (dung tích, mùi, màu) một mã riêng. Mã nên đứng tên doanh nghiệp sở hữu thương hiệu. Chừa chỗ mã vạch ngay từ bản thiết kế đầu tiên.
Mã số mã vạch mỹ phẩm là gì?
Mã số là dãy số định danh sản phẩm; mã vạch là cách thể hiện dãy số đó bằng các vạch đen trắng để máy quét đọc. Trên mỹ phẩm bán lẻ, loại phổ biến nhất là EAN-13: 13 chữ số in ngay dưới các vạch.
Dãy EAN-13 của doanh nghiệp Việt Nam thường bắt đầu bằng 893 — mã quốc gia Việt Nam trong hệ thống GS1 quốc tế. Tiếp theo là phần mã của doanh nghiệp, phần mã của từng sản phẩm, và chữ số cuối cùng là số kiểm tra do máy tính ra, giúp máy quét phát hiện khi đọc sai.
| Phần | Ý nghĩa | Ai quyết định |
|---|---|---|
| 893 | Mã quốc gia Việt Nam | Cố định |
| Mã doanh nghiệp | Định danh tổ chức sở hữu mã | Được cấp khi đăng ký |
| Mã mặt hàng | Định danh từng sản phẩm, từng biến thể | Doanh nghiệp tự đánh số trong dải được cấp |
| Số kiểm tra | Chữ số cuối, chống đọc sai | Tính theo công thức chuẩn |
Mỹ phẩm có bắt buộc phải có mã vạch không?
Về hồ sơ công bố thì không: phiếu công bố mỹ phẩm không yêu cầu mã vạch, và sản phẩm đã có số tiếp nhận vẫn được bán khi chưa có mã. Nhưng về kênh bán thì gần như có: siêu thị, chuỗi cửa hàng, nhà thuốc có phần mềm quản lý và nhiều kho của sàn thương mại điện tử đều nhập hàng bằng máy quét.
Cách nghĩ đơn giản: nếu kế hoạch chỉ bán qua spa của mình, livestream hoặc nhắn tin thì có thể chưa cần. Nếu trong 12 tháng tới có ý định vào chuỗi, vào kho sàn hoặc giao cho nhà phân phối thì nên làm ngay từ lô đầu, vì đổi bao bì sau này đắt hơn nhiều so với làm một lần.
Một bộ sản phẩm cần bao nhiêu mã vạch?
Quy tắc là: thứ gì khách mua tách riêng và có giá riêng thì cần một mã riêng. Đây là chỗ nhiều chủ thương hiệu tính thiếu khi lập kế hoạch.
| Trường hợp | Số mã cần | Lý do |
|---|---|---|
| Serum 30ml và serum 50ml cùng công thức | 2 mã | Khác dung tích, khác giá |
| Sữa tắm 3 mùi hương | 3 mã | Kho cần biết còn bao nhiêu chai mỗi mùi |
| Son 5 màu | 5 mã | Mỗi màu là một mặt hàng trên kệ |
| Combo 3 món đóng chung hộp, bán theo hộp | 1 mã cho hộp | Cộng thêm mã từng món nếu từng món cũng bán lẻ |
| Thùng 24 hộp giao cho nhà phân phối | Thường thêm 1 mã thùng | Tuỳ yêu cầu kho của bên nhận |
Đếm số mã theo số biến thể sẽ lên kệ, không theo số công thức. Một công thức serum đóng hai dung tích là hai mã vạch nhưng có thể chỉ là một phiếu công bố.
Ai nên đứng tên mã vạch
Mã doanh nghiệp được cấp cho một tổ chức cụ thể. Tổ chức đó nên là doanh nghiệp sở hữu thương hiệu — cũng là bên đứng tên phiếu công bố — chứ không phải nhà máy gia công hay đơn vị thiết kế.
Lý do thực tế: mã vạch đi theo sản phẩm suốt vòng đời. Nếu mã đứng tên bên khác, khi Quý khách đổi nhà máy, đổi đơn vị in hoặc hai bên không còn hợp tác, việc chuyển mã rất phiền và có thể phải đổi mã trên toàn bộ bao bì, khai lại với mọi kênh bán. Khi nhận hỗ trợ đăng ký từ bất kỳ đâu, hãy hỏi rõ một câu: mã này đăng ký đứng tên ai.
Các bước đăng ký mã vạch cho mỹ phẩm
Doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch với tổ chức mã số mã vạch quốc gia (GS1 Việt Nam) theo quy định hiện hành. Thủ tục, cơ quan tiếp nhận và biểu phí đã điều chỉnh vài lần trong mấy năm gần đây, nên Quý khách nên tra thông tin mới nhất trên cổng thông tin chính thức trước khi nộp. Trình tự chung như sau:
- Chốt danh sách sản phẩm và biến thể sẽ bán, để ước đúng số mã cần dùng trong vài năm tới.
- Chuẩn bị giấy tờ của doanh nghiệp sở hữu thương hiệu: đăng ký kinh doanh và bản khai đăng ký theo mẫu.
- Nộp hồ sơ và đóng phí cấp mã; ghi nhớ rằng mã có phí duy trì định kỳ, quên nộp có thể bị thu hồi.
- Nhận mã doanh nghiệp, tự đánh số cho từng mặt hàng và lưu một bảng tra cứu: mã nào là sản phẩm nào, dung tích nào.
- Khai báo thông tin sản phẩm theo hướng dẫn của tổ chức cấp mã, để các hệ thống bán lẻ tra được.
- Gửi dãy số cho bên thiết kế để dựng mã vạch vào file bao bì, rồi in thử và quét thử trước khi in hàng loạt.
In mã vạch lên bao bì mỹ phẩm: những lỗi làm máy quét không đọc được
Đây là phần chỉ lộ ra khi hàng đã về tới kho của người mua. Mã đúng số nhưng in sai cách thì máy quét vẫn từ chối, và hàng bị trả về hoặc phải dán tem đè. Những lỗi hay gặp trên bao bì mỹ phẩm:
| Lỗi | Vì sao hỏng | Cách tránh |
|---|---|---|
| Vạch màu đỏ, hồng, cam hoặc vàng | Đầu đọc dùng ánh sáng đỏ nên vạch màu nóng gần như "biến mất" | Vạch đen hoặc xanh đậm trên nền trắng hoặc rất sáng |
| Nền kim loại, nền bóng nhũ | Ánh sáng phản xạ làm lóa | Chừa một ô nền trắng mờ đặt mã vạch |
| Thu nhỏ quá mức cho vừa tuýp nhỏ | Vạch dính nhau, máy không tách được | Giữ đúng tỉ lệ cho phép; tuýp quá nhỏ thì đặt mã trên hộp |
| Cắt ngắn chiều cao vạch | Khó quét, nhất là quét tay | Không cắt vạch để lấy chỗ cho chữ |
| Thiếu khoảng trắng hai bên | Máy không biết mã bắt đầu, kết thúc ở đâu | Chừa lề trắng hai bên theo chuẩn, không đặt chữ sát vạch |
| Đặt trên mặt cong của chai, hũ nhỏ | Vạch bị méo khi quét | Xoay mã theo chiều dọc thân chai hoặc đặt trên hộp |
Trước khi in hàng loạt: in thử một bản đúng chất liệu bao bì thật và quét bằng ít nhất hai thiết bị — máy quét cầm tay và ứng dụng điện thoại. Hai lần quét đều đọc đúng dãy số thì mới duyệt file.
Mã vạch, nhãn phụ và hồ sơ công bố khác nhau thế nào
Ba thứ này hay bị gộp làm một nhưng phục vụ ba việc khác nhau. Mã vạch giúp kênh bán quản lý hàng. Nhãn ghi các thông tin bắt buộc cho người dùng theo quy định ghi nhãn mỹ phẩm. Phiếu công bố là thủ tục để sản phẩm được lưu hành hợp pháp.
Thứ tự hợp lý khi làm sản phẩm mới: chốt công thức và tên sản phẩm, làm hồ sơ công bố, chốt nội dung nhãn, rồi mới đưa mã vạch vào file thiết kế. Làm ngược lại, ví dụ in bao bì trước khi có số tiếp nhận công bố, rất dễ phải in lại vì tên hoặc công dụng trên nhãn không khớp hồ sơ.
BECO hỗ trợ phần mã vạch thế nào
Theo chương trình đang chạy, đơn từ 3 mã sản phẩm được BECO tặng trọn gói mã số mã vạch: gồm làm thủ tục đăng ký mã doanh nghiệp đứng tên công ty Quý khách, phí cấp mã và phí duy trì năm đầu, và đặt mã vạch vào bao bì cho từng mã sản phẩm; từ năm thứ hai Quý khách tự đóng phí duy trì. Đơn từ 1 mã đã được tặng thiết kế bao bì. Vì vậy phần mã vạch được đặt vào file thiết kế ngay từ bản đầu, không phải chèn thêm khi bao bì đã chốt.
Khi gửi danh sách sản phẩm, Quý khách ghi rõ từng biến thể (dung tích, mùi, màu) và kênh dự định bán. Chuyên viên BECO sẽ tính số mã cần dùng và làm thủ tục đứng tên doanh nghiệp của Quý khách.
Gọi 0854 666 222 hoặc gửi yêu cầu ở trang báo giá. Chuyên viên phản hồi dưới 15 phút trong giờ hành chính.
Câu hỏi thường gặp
- Mỹ phẩm có bắt buộc phải có mã vạch không?
- Mã vạch không nằm trong hồ sơ công bố mỹ phẩm, nên sản phẩm vẫn được công bố và lưu hành khi chưa có mã vạch. Nhưng phần lớn siêu thị, chuỗi bán lẻ và nhiều kênh bán hàng có kho đều yêu cầu mã vạch để nhập hàng. Muốn đưa hàng vào các kênh đó thì gần như phải có.
- Cùng một sản phẩm nhưng hai dung tích thì dùng chung một mã vạch được không?
- Không nên. Mỗi biến thể khách mua tách riêng — khác dung tích, khác mùi, khác màu — cần một mã riêng để kho và máy tính tiền phân biệt được. Dùng chung mã thì hệ thống bán lẻ tính sai giá và sai tồn kho.
- Mã vạch bắt đầu bằng 893 có chứng minh hàng thật không?
- Không. 893 chỉ cho biết mã được cấp qua hệ thống mã số mã vạch của Việt Nam, không chứng minh chất lượng hay nguồn gốc. Hàng giả vẫn in được dãy số giống hệt. Thứ chứng minh sản phẩm hợp pháp là số tiếp nhận phiếu công bố và hồ sơ lô của nhà máy.
- Đổi nhà máy gia công thì có phải đổi mã vạch không?
- Không, nếu mã đăng ký đứng tên thương hiệu của Quý khách. Mã vạch gắn với tổ chức sở hữu thương hiệu, không gắn với nơi sản xuất. Vì vậy ngay từ đầu nên để mã đứng tên doanh nghiệp của mình.
- BECO hỗ trợ mã số mã vạch thế nào?
- Đơn từ 3 mã sản phẩm được BECO tặng trọn gói mã số mã vạch: gồm làm thủ tục đăng ký mã doanh nghiệp đứng tên công ty Quý khách, phí cấp mã và phí duy trì năm đầu, và đặt mã vạch vào bao bì cho từng mã sản phẩm; từ năm thứ hai Quý khách tự đóng phí duy trì. Thiết kế bao bì được tặng từ đơn 1 mã.
Sản phẩm là mỹ phẩm, không phải thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế văn bản pháp luật hiện hành.
Cần hỏi cụ thể cho sản phẩm của Quý khách?
Nhắn cho BECO, người phụ trách trả lời trong 15 phút giờ hành chính.