Hồ sơ công bố mỹ phẩm cần những gì? Hướng dẫn đầy đủ 2026

Hồ sơ công bố mỹ phẩm là thứ khiến nhiều người mới làm thương hiệu bỏ cuộc giữa chừng — không phải vì khó, mà vì không ai giải thích rõ ngay từ đầu. Sản phẩm đã sản xuất xong, bao bì đã in, hàng nằm trong kho, rồi mới phát hiện thiếu giấy tờ và không bán được.

Bài này viết cho người chưa từng làm hồ sơ lần nào. BECO không chép lại văn bản pháp luật, chỉ nói đúng thứ Quý khách cần biết trước khi bắt đầu: cần những gì, ai đứng tên, mất bao lâu, tốn ở đâu và vì sao hồ sơ bị trả về.

Nhà máy BECO tại Vĩnh Long đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm theo tiêu chuẩn CGMP, đã đồng hành cùng khách hàng trên 260 phiếu công bố sản phẩm được Sở Y tế tiếp nhận trong giai đoạn 2020–2025. Những gì viết dưới đây rút ra từ chính các bộ hồ sơ đó.

Công bố mỹ phẩm là gì và vì sao bắt buộc

Công bố sản phẩm mỹ phẩm là thủ tục doanh nghiệp thông báo với cơ quan quản lý nhà nước về sản phẩm mình sắp đưa ra thị trường. Khi Sở Y tế cấp số tiếp nhận phiếu công bố, sản phẩm mới được phép lưu hành hợp pháp.

Đây không phải giấy chứng nhận chất lượng. Cơ quan quản lý không thẩm định sản phẩm tốt hay không — họ ghi nhận rằng doanh nghiệp đã tự chịu trách nhiệm về sản phẩm đó. Hiểu đúng điểm này giúp Quý khách không hiểu nhầm rằng có số công bố nghĩa là đã được nhà nước bảo chứng.

Không có số tiếp nhận mà vẫn bán thì sản phẩm bị coi là hàng không rõ nguồn gốc. Sàn thương mại điện tử yêu cầu số công bố khi mở gian hàng ngành mỹ phẩm; nhà phân phối và chuỗi bán lẻ cũng đòi giấy này trước khi nhập hàng.

Ba loại giấy tờ hay bị nhầm lẫn

Phần lớn nhầm lẫn của người mới nằm ở chỗ gộp ba thứ khác nhau thành một. Bảng dưới tách rõ từng loại.

Ba loại này không thay thế cho nhau. Có phiếu công bố mà không dựng PIF là rủi ro thật — khi đoàn kiểm tra tới, không xuất trình được PIF thì sản phẩm bị xử lý dù đã có số công bố.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm gồm những gì

Theo Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT (sửa đổi bởi Thông tư 34/2025/TT-BYT) và thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính hiện hành, hồ sơ công bố một sản phẩm sản xuất trong nước chỉ gồm hai tài liệu: (1) Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo mẫu, kê đầy đủ thành phần theo tên INCI và tỷ lệ của các thành phần có giới hạn nồng độ — 01 bản điện tử nếu nộp trực tuyến, 02 bản giấy nếu nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính; (2) Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm, khi tổ chức đứng tên công bố không phải là nhà sản xuất — trường hợp thường gặp khi thuê gia công.

Những giấy tờ dưới đây không nộp kèm phiếu, nhưng vẫn phải có sẵn — nằm trong PIF hoặc lưu tại doanh nghiệp, nhà máy để xuất trình khi cơ quan quản lý kiểm tra. Cách nộp cụ thể có thể khác nhau theo hướng dẫn của từng địa phương, nên Quý khách nên hỏi lại nơi nộp trước khi chuẩn bị.

• ·Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đứng tên công bố — tên, địa chỉ kê trên phiếu phải khớp giấy này
• ·Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm — nhà máy giữ; tên, địa chỉ nhà sản xuất được kê trên phiếu và trong PIF
• ·Bản công thức chi tiết theo tên INCI và tỷ lệ, do bên sản xuất cung cấp — nằm trong PIF
• ·Tiêu chuẩn cơ sở và kết quả kiểm nghiệm theo các chỉ tiêu trong đó — nằm trong PIF
• ·Nội dung nhãn, gồm cả phần công dụng ghi trên bao bì — nằm trong PIF và phải khớp với phiếu công bố

Tên INCI — chỗ hồ sơ hay bị trả về nhất

INCI là hệ thống tên gọi quốc tế cho nguyên liệu mỹ phẩm. Trong phiếu công bố, thành phần phải ghi bằng tên INCI chứ không ghi tên thương mại của nhà cung cấp.

Ví dụ thường gặp: một nguyên liệu bán dưới tên thương mại "Matrixyl 3000" thực chất gồm nhiều thành phần, và trong hồ sơ phải tách ra ghi đúng tên INCI của từng thành phần. Ghi tên thương mại vào phiếu là lỗi khiến hồ sơ bị trả về.

Đây là lý do khâu chọn nguyên liệu và khâu làm hồ sơ phải đi cùng nhau. BECO ghi rõ tên INCI của từng mã nguyên liệu ngay từ lúc chốt công thức, kèm bản sao COA và MSDS của đúng lô dùng để sản xuất.

Ai được đứng tên công bố

Tổ chức đứng tên trên phiếu công bố phải là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có đăng ký ngành nghề phù hợp. Cá nhân không tự đứng tên được.

Đây là điểm nhiều KOL và người bán hàng cá nhân vướng. Có hai hướng xử lý, mỗi hướng đánh đổi khác nhau.

BECO nói thẳng hướng thứ hai có rủi ro về quyền sở hữu, và luôn khuyến nghị lập văn bản thoả thuận trước khi làm — thay vì để Quý khách phát hiện vấn đề lúc thương hiệu đã bán tốt.

Mất bao lâu và làm song song được không

Thời gian xử lý hồ sơ thuộc thẩm quyền của Sở Y tế và thay đổi theo từng địa phương, từng thời điểm. BECO không đưa ra con số cam kết vì đây là phần nhà máy không kiểm soát được.

Nhưng phần Quý khách kiểm soát được thì có thể rút ngắn đáng kể bằng cách làm song song thay vì làm nối tiếp.

Năm lỗi khiến hồ sơ bị trả về

• ·Ghi tên thương mại của nguyên liệu thay vì tên INCI — lỗi phổ biến nhất, đặc biệt với các hoạt chất mua theo tên thương hiệu.
• ·Công dụng kê trên phiếu vượt phạm vi mỹ phẩm. Dùng các từ mang nghĩa điều trị là vi phạm Thông tư 06/2011/TT-BYT, và công dụng trên phiếu phải khớp với nhãn sẽ in.
• ·Thiếu giấy uỷ quyền khi bên đứng tên công bố khác bên sản xuất.
• ·Tên, địa chỉ tổ chức đứng tên hoặc nhà sản xuất kê trên phiếu không khớp giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất.
• ·Thành phần có giới hạn nồng độ nhưng không kê khai tỷ lệ, hoặc kê khai vượt ngưỡng cho phép.

Ba trong năm lỗi trên phát sinh ở khâu công thức và nhãn, tức là trước khi hồ sơ được soạn. Đó là lý do BECO rà nội dung nhãn ngay từ lúc thiết kế bao bì, không đợi tới lúc nộp mới sửa.

BECO hỗ trợ tới đâu

BECO soạn và theo hồ sơ, không đứng tên thay Quý khách. Ranh giới này BECO nói rõ ngay từ buổi tư vấn đầu để không ai hiểu nhầm.

• ·Cung cấp bản công thức chi tiết và tên INCI đầy đủ của từng nguyên liệu
• ·Dựng PIF và tiêu chuẩn cơ sở cho sản phẩm
• ·Gửi mẫu kiểm nghiệm theo đúng chỉ tiêu, kèm bản sao COA và MSDS của lô nguyên liệu
• ·Rà nội dung nhãn theo Thông tư 06/2011/TT-BYT trước khi in, không phải sau khi in
• ·Soạn bộ hồ sơ và hướng dẫn Quý khách nộp tại Sở Y tế

Bắt đầu từ đâu nếu Quý khách chưa có gì

Nếu Quý khách mới chỉ có ý tưởng sản phẩm, thứ tự hợp lý là: chốt dạng bào chế và định vị trước, làm mẫu, rồi mới tính tới hồ sơ. Làm ngược lại thường phải sửa hồ sơ nhiều lần vì công thức còn thay đổi.

Song song đó, nếu chưa có pháp nhân thì nên bắt đầu thủ tục ngay từ lúc làm mẫu, vì đây là đường găng dài nhất và hoàn toàn nằm ngoài tay nhà máy.

Chuyên viên BECO phản hồi dưới 15 phút trong giờ hành chính. Quý khách mô tả sản phẩm mong muốn, BECO nói luôn cần những giấy tờ gì và mốc thời gian ra sao — kể cả khi kết luận là chưa nên làm ngay.