Quy trình gia công mỹ phẩm: 6 bước từ ý tưởng tới thành phẩm, mỗi bước bao lâu

Phần lớn chủ thương hiệu lần đầu làm việc với nhà máy đều hỏi cùng một câu: "Bao giờ có hàng?" Và phần lớn đều nhận câu trả lời mơ hồ, vì quy trình gia công mỹ phẩm có nhiều khâu phụ thuộc cả hai phía — nhà máy làm nhanh tới đâu cũng phải chờ khách thử mẫu, chờ bao bì, chờ hồ sơ.

Bài này đi qua quy trình gia công mỹ phẩm sáu bước đang áp dụng tại BECO, mỗi bước kèm mốc thời gian, kết quả Quý khách nhận được và những chỗ hay làm chậm tiến độ. Đọc xong, Quý khách tự ước được lịch ra hàng của mình và biết mình cần chuẩn bị gì để không thành điểm nghẽn.

Quy trình gia công mỹ phẩm gồm mấy bước?

Tại BECO, quy trình gồm sáu bước, mỗi bước gắn với một mốc thời gian và một kết quả bàn giao cụ thể: báo giá, mẫu thử, hợp đồng, thành phẩm và bộ hồ sơ pháp lý. Bảng dưới là toàn cảnh trước khi đi vào từng bước.

Bước 1 — Tư vấn và nhận brief

Một chuyên viên phụ trách tiếp nhận yêu cầu và đi cùng Quý khách suốt dự án. Trong giờ hành chính, BECO phản hồi dưới 15 phút; ngoài giờ, dưới 2 giờ.

Mục tiêu của bước này không phải chốt sản phẩm mà là làm rõ ba thứ: tệp khách hàng mục tiêu, mức giá bán lẻ dự kiến và ngân sách. Ba thông tin đó quyết định gần như mọi lựa chọn phía sau — nồng độ hoạt chất, loại bao bì, số lượng lô đầu.

• ·Sản phẩm muốn làm và dạng bào chế mong muốn — serum, kem, son, mặt nạ…
• ·Bán cho ai và bán qua kênh nào — sàn, spa, cửa hàng, bán qua KOL
• ·Giá bán lẻ dự kiến cho một sản phẩm
• ·Một hoặc hai sản phẩm tham khảo trên thị trường mà Quý khách thích về kết cấu hoặc mùi

Brief càng cụ thể thì mẫu đầu càng gần ý. "Một serum cấp ẩm, thấm nhanh, không bết, bán khoảng tầm giá X cho dân văn phòng" có ích hơn nhiều so với "một serum thật tốt".

Bước 2 — Đề xuất công thức và báo giá (1 – 2 ngày)

Từ brief, tổ nghiên cứu đề xuất hướng công thức và BECO gửi báo giá. Báo giá tách riêng ba khoản: ruột chất, bao bì và dịch vụ pháp lý, để Quý khách nhìn rõ cơ cấu chi phí và biết khoản nào có thể điều chỉnh.

Đây là lúc nên hỏi kỹ nhất, vì mọi thay đổi sau bước làm mẫu đều tốn thời gian hơn. Câu hỏi đáng hỏi: bao bì này có số lượng tối thiểu riêng không, kiểm nghiệm gồm những chỉ tiêu nào, và nếu đặt nhiều hơn thì phần nào giảm giá.

Bước 3 — Làm mẫu và chỉnh mẫu (5 – 7 ngày)

BECO làm 2 mẫu miễn phí, dán nhãn tạm in tên thương hiệu của Quý khách, kèm phiếu chỉ tiêu cảm quan để Quý khách đánh giá có cơ sở. Hỗ trợ chỉnh mẫu tối đa 3 lần.

Mỗi lần chỉnh mẫu cộng thêm thời gian, nên cách phản hồi quyết định tiến độ nhiều hơn tốc độ của phòng lab. Phản hồi tốt là phản hồi đo được.

Nên thử mẫu trong vài ngày, trên đúng nhóm người sẽ mua — không chỉ trên tay mình. Một mẫu được duyệt vội là nguồn gốc của phần lớn tranh cãi sau khi đã chạy lô.

Bước 4 — Ký hợp đồng và tạm ứng (1 ngày)

Khi mẫu đã chốt, hai bên thống nhất công thức, bao bì, số lượng và tiến độ giao hàng trong hợp đồng. Hợp đồng bao gồm điều khoản bảo mật và độc quyền công thức.

Bước này nhanh nếu các bước trước đã rõ. Nếu tới đây vẫn còn băn khoăn về bao bì hay số lượng, tốt hơn là quay lại hỏi cho xong, vì sau khi ký, nguyên liệu và bao bì bắt đầu được đặt theo đúng thông số trong hợp đồng.

Bước 5 — Sản xuất tại nhà máy (25 – 30 ngày)

Pha chế, chiết rót, đóng gói diễn ra theo quy trình có hồ sơ và số lô. Mỗi lô ghi lại nguyên liệu đã dùng, thông số pha chế và kết quả kiểm tra, để về sau truy được ngược nếu cần. Nhà máy BECO được chứng nhận ISO 9001:2015 về quản lý chất lượng, ISO 14001:2015 về quản lý môi trường và ISO 45001:2018 về an toàn, sức khoẻ nghề nghiệp.

Phần lớn 25 – 30 ngày không nằm ở lúc máy chạy, mà ở khâu chuẩn bị: nhận và kiểm nguyên liệu đầu vào, nhận bao bì, vệ sinh hệ thống, kiểm bán thành phẩm và thành phẩm. Vì vậy lô nhỏ không ra hàng nhanh hơn lô lớn bao nhiêu.

Song song trong thời gian này, hồ sơ PIF, tiêu chuẩn cơ sở và phiếu công bố được chuẩn bị, để khi hàng xong thì phần giấy tờ cũng gần xong.

Bước 6 — Bàn giao hàng và hồ sơ

Quý khách nhận thành phẩm kèm bộ hồ sơ pháp lý đứng tên thương hiệu của mình. BECO bảo hành 07 ngày kể từ ngày nhận hàng; với lỗi thuộc trách nhiệm nhà máy, BECO sản xuất lại và chịu chi phí vận chuyển.

Nên kiểm hàng ngay trong thời gian bảo hành: đếm số lượng, mở ngẫu nhiên vài sản phẩm ở các thùng khác nhau, so với mẫu đã duyệt về màu, mùi, kết cấu và độ kín nắp.

Hồ sơ pháp lý chạy song song ở đâu trong quy trình

Quy trình gia công mỹ phẩm và quy trình công bố là hai đường chạy song song. Phần nhà máy chủ động được — bản công thức với tên INCI đầy đủ, tiêu chuẩn cơ sở, mẫu gửi kiểm nghiệm, bộ PIF — BECO chuẩn bị trong lúc sản xuất.

Phần thuộc thẩm quyền Sở Y tế thì thời gian xử lý thay đổi theo địa phương và thời điểm, nên BECO không đưa con số cam kết. Điều chắc chắn là sản phẩm chỉ được bán ra sau khi có số tiếp nhận phiếu công bố. Danh sách giấy tờ chi tiết nằm trong bài "Hồ sơ công bố mỹ phẩm cần những gì" ở mục Kiến thức.

Nội dung nhãn nên được rà theo Thông tư 06/2011/TT-BYT ngay từ bước làm mẫu, không đợi tới lúc in. Nhãn ghi công dụng vượt phạm vi mỹ phẩm là lý do hay khiến hồ sơ bị trả về và bao bì phải in lại.

Tổng thời gian thực tế là bao lâu

Cộng các mốc nhà máy kiểm soát: 1 – 2 ngày báo giá, 5 – 7 ngày làm mẫu, 1 ngày ký hợp đồng và 25 – 30 ngày sản xuất, ra khoảng 32 – 40 ngày. Đó là khung khi mọi thứ trơn tru và mẫu đầu được duyệt ngay.

Con số thật của mỗi dự án thường dài hơn, và phần dài thêm đến từ những yếu tố dưới đây.

Ba điều nên làm để không thành điểm nghẽn

Ba việc này không tốn thêm tiền, nhưng thường tiết kiệm được nhiều tuần. Quy trình trơn tru phần lớn là nhờ phía chủ thương hiệu chuẩn bị sớm chứ không phải nhờ nhà máy chạy nhanh hơn.

• ·Chuẩn bị đủ brief trước buổi tư vấn đầu: sản phẩm, nhóm khách, giá bán lẻ dự kiến, ngân sách, sản phẩm tham khảo.
• ·Dành thời gian thử mẫu đúng nghĩa và phản hồi gom một lần, rõ ràng, thay vì nhắn rải rác nhiều ngày.
• ·Làm pháp nhân, thiết kế nhãn và chọn bao bì song song với bước làm mẫu, đừng đợi mẫu xong mới bắt đầu.

Tóm lại

Quy trình gia công mỹ phẩm tại BECO gồm sáu bước — tư vấn, báo giá, làm mẫu, ký hợp đồng, sản xuất, bàn giao — với khung thời gian nhà máy kiểm soát khoảng 32 – 40 ngày, chưa tính thời gian thử mẫu và thủ tục tại Sở Y tế.

Hai chỗ quyết định tiến độ nhiều nhất là cách phản hồi mẫu và bao bì. Chốt kỹ hai chỗ này từ sớm thì lịch ra hàng sát với kế hoạch.

Quý khách xem thêm trang Năng lực & dịch vụ để biết mười khâu BECO đồng hành, hoặc gọi, nhắn Zalo 0854 666 222 để bắt đầu từ bước 1.